A Secretaria cuida de toda a parte administrativa e organizacional, sendo o elo de ligação e a via de comunicação com todas as outras entidades vinculadas ao Clube de Aventureiros. Todos os históricos e registros são realizados pelo Secretário ou por funções auxiliares, a ela ligadas. (Em Clubes pequenos, o Secretário acumula várias funções administrativas). À primeira vista, ser Secretário, num Clube de crianças, não parece uma tarefa difícil, mas isso é só a aparência. Veja, por exemplo, o trabalho das diversas Comissões, envolvidas com o Clube: o Secretário marca as reuniões, comunica os participantes, registra sua presença e os votos decorrentes das discussões, envia relatórios, relembra os responsáveis pela realização do que ficou decidido e registra o que foi realizado, para reportar, (a quem de direito), os resultados. O Secretário gerencia um dos ingredientes mais essenciais para o funcionamento de qualquer organização: a informação. Enquanto outros cargos e funções lidam com pessoas, cargos e funções, equipamentos, espaços, instalações, dinheiro, tempo, avaliação e controle, o Secretário transforma tudo isso em dados que fazem sentido (informação), fornecendo parâmetros para as decisões administrativas. Podemos dizer que a “inteligência” da organização está na Secretaria. Através de seu trabalho, o Secretário:
         •  Evita desperdício de recursos;
         • Acrescenta previsão e previsibilidade à organização;
         • Corrige (quando não evita) erros;
         • Registra a história da organização e preserva sua memória;
         • Legitima ou legaliza as ações do Clube, ao documentar as decisões tomadas pela Diretoria;
         • Organiza;
         • Funciona como elo de ligação com outras instituições ou Departamentos da Igreja;
         • Representa pessoalmente o clube na ausência dos cargos superiores;
         • Integra o trabalho, dos vários setores do clube, num todo coeso;
         • Cobra a execução do trabalho de cada parte da “máquina” do Clube;
         • Supervisiona o cronograma de implementação das atividades previstas para o ano;
         • Acompanha a execução do calendário de atividades previsto para o ano;
         • Cobra o ensino, cumprimento e registro dos requisitos das Classes e Especialidades;
         • Agenda datas; realiza as reuniões programadas; os convites externos; o registro de visitas e de presença; a confecção das atas e registro das decisões tomadas; a correspondência; a confecção de diplomas, certificados e outros documentos, etc.;
         • Confere:
                  1. a efetivação de cada decisão tomada;
                  2. o cumprimento de cada promessa feita;
                  3. a realização de cada tarefa entregue;
                  4. o pagamento de cada dívida assumida;
                  5. a cobrança de cada direito adquirido.
Vendo a lista de tarefas atribuídas ao Secretário, você pode pensar que tornamos este setor do Clube mais importante do que todos os demais – mais importante até que o Diretor. A pergunta que surge, então, é: o que o Diretor tem para fazer, num Clube em que o Secretário realiza tudo
isso? Se for um Clube como o apresentado neste manual, a resposta é: muito – Diretor tem muito que fazer, mas onde é necessário que as coisas sejam feitas por ele. Um destes lugares, onde só o Diretor pode atuar, é a Rede Familiar dos Aventureiros, especialmente nos primeiros meses de um Clube recém formado. Ali há a necessidade da autoridade, que o Diretor recebeu; ali há a necessidade de representar, oficialmente, a Diretoria. Ali, também, se necessita de criatividade e poder de decisão, todos atributos ou atribuições do Diretor. Para realizar os trabalhos do Secretário não há necessidade disso. As virtudes necessárias, no secretário, são organização, disciplina e obediência para realizar, não aquilo que o Secretário decidir mas, sim, as decisões que já foram tomadas pela Diretoria. Assim, o Secretário apenas executa aquilo que já foi discutido, debatido e aprovado, por outras pessoas, que ele representa no momento em que cumpre com suas tarefas. Uma boa demonstração de que o Secretário não se torna o “dono-do-Clube” quando executa seu trabalho é o fato de ele ter que prestar contas de tudo o que faz.