secretaria desbravadores – Hora do Clube

FUNÇÕES DO CLUBE DE DESBRAVADORES

Secretária(o)

Nesse artigo explicamos quais são as funções da secretária do clube de desbravadores, quais são suas tarefas transferíveis e intransferíveis e damos dicas de lugares para buscar informações!

Quem pode ser Secretária(o)?

Para ser secretária(o) do Clube de Desbravadores deve ter idade igual ou superior a 18 anos
Pode ser um homem ou uma mulher desde que seja maior de idade

Quem escolhe a Secretária?

A comissão da IASD (Igreja Adventista do Sétimo Dia) local que autoriza o clube a funcionar e escolhe a secretária(o), no caso de não escolher, o diretor escolhe

Características de um bom secretário(a):

Líder (tanto na atitude quanto na questão de preparo). Caso não seja líder deve se preparar para se tornar um
Deve possuir maturidade
Ter boa reputação
Saber ouvir
Ter empatia (se colocar no lugar do outro)
Gostar de lidar com crianças e pessoas no geral
Gostar de participar do clube de desbravadores
Ser assertivo
Ter paciência
Ser uma pessoa espiritual
Ser humilde
Sabe seguir ordens
Sabe trabalhar em grupo
Respeita autoridades
Tenha facilidade com tecnologia para mexer no SGC (Sistema de Gerenciamento de Clubes)
Ter disciplina

O que faz um (a) Secretário(a):

A secretaria cuida de toda a parte administrativa e organizacional, sendo o elo de ligação e a via de comunicação com todas as outras entidades vinculadas ao Clube de Desbravadores. Todos os históricos e registros são realizados pelo Secretário(a) ou por funções auxiliares, a ela ligadas. (Em clubes pequenos, o secretário(a) acumula várias funções administrativas. A secretaria é um raio X do clube, pois através dela é possível analisar a estrutura do clube, a sua organização, disciplina e compromisso com sua própria memória.

Para um bom funcionamento da secretaria, primeiramente é necessário que o secretário atribua prioridades e estabeleça o que deve ser realizado imediatamente. Assim, ele deve procurar melhorar o aspecto do clube, pois ele exerce influência sobre o desempenho de suas atividades. Deve também verificar tudo o que pode ser melhorado, que procedimentos podem ser eliminados ou simplificados.

O secretário precisa sempre estar atualizado e adquirir sempre mais conhecimentos. Suas principais funções são a manutenção e atualização dos livros de atas, atos, cadastro, registro de correspondência, etc.

Arquivos

A secretaria do clube é a sua própria história. Em uma secretaria organizada é possível saber quando o clube foi fundado, quais os seus diretores, quais os desbravadores que já passaram por lá, quais classes cada um foi investido etc. Para isso, todo o material da secretaria deve ser cuidadosamente guardado e organizado, de forma a preservar essa história. Para facilitar, o secretário deve guardar o material que não está sendo utilizado, formando um arquivo morto, os materiais que estão em uso devem ser guardados em lugar visível e de fácil acesso.

Uma secretaria deve ter:

ARQUIVO MORTO= Todos os artigos antigos que não são mais utilizados. Devem ser catalogados e arquivados de maneira a facilitar o acesso às informações quando for necessário
PASTAS INDIVIDUAIS PARA CADA MEMBRO= Cada membro deve ter a sua própria pasta individualizada e nela deve conter toda a história do desbravador naquele clube, como a ficha de avaliação da unidade, cópias dos certificados de classes, especialidades e cursos, fotos, fichas de saúde, receitas médicas etc
PASTAS DAS UNIDADES= As pastas das unidades devem ser armazenadas na secretaria do clube e retiradas apenas para atualizações ou para acesso a alguma informação
CORRESPONDÊNCIAS ENVIADAS E RECEBIDAS, FORMULÁRIOS, RELATÓRIOS E FOTOGRAFIAS= Assim como cada unidade tem a sua pasta, com o registro da sua história, o clube também precisa ter a sua e arquivar nela correspondências, formulários, relatórios, fotografias, etc. De forma que depois de 5, 10, 15 anos, alguém possa ler essa pasta e saber toda a trajetória daquele clube até ali.

Cadastro

O secretário do clube é responsável pelo cadastro de todos os seus membros, assim como pela atualização de todos os dados. O cadastro é feito através de formulário personalizado e deve haver uma cópia de todas as fichas na pasta do clube. Ainda que o cadastro seja virtual, é necessário haver uma cópia física na secretaria do clube.

Além dos dados pessoais, escolares e informações do clube, também é necessário acrescentar ao cadastro uma ficha de saúde cada desbravador para averiguar se algum desbravador tem alguma doença crônica, alergia ou necessita de algum medicamento. Caso o desbravador necessite tomar algum medicamento no horário das reuniões do clube, essa informação deve constar na ficha de saúde e uma cópia da prescrição médica ser anexada a ela

Livro de atas

O livro de atas é o registro dos pontos de discussão e resultados de todas as reuniões das Comissões Executiva e Regular. Pode ser feito manualmente ou digitado, tendo os 2 a mesma utilidade. O mais importante é guardá-los em um lugar adequado e não rasurar

*Para saber mais e como escrever, leia o manual administrativo do clube de desbravadores página 85

Livro de atos

Este é um histórico que o clube deve manter de todas as atividades que já realizou em sua existência. Para isso, o clube adota um modelo de pasta ou caderno e, após cada evento, faz um pequeno relatório dos pontos principais. O relatório pode ser manuscrito ou digitado, sendo muito interessante o uso de fotos do evento para enriquecer o material. Não necessita de formalidades e cada clube pode adotar o seu modelo de escrita e forma padrão.

Pasta de Campori

Este é um dos itens mais importantes do clube, visto que num campori, grande percentagem dos pontos destina-se à pasta de secretaria. Compete ao secretário a elaboração dessa pasta, que deve conter todos os itens do manual do campori expostos em ordem e com a descrição da atividade e as devidas assinaturas.

É importante ressaltar que deve haver relatórios para todos os requisitos e todos devem estar assinados. Os itens indispensáveis ao se redigir o relatório são: data, horário e local da atividade, descrição da atividade, detalhando o que foi realizado e quantidade de membros participantes. As fotos enriquecem e dão credibilidade ao que está escrito, mas, em nenhuma hipótese, devem substituir o relatório.

Livro de Ouro

O livro de ouro é destinado ao registro de todos os padrinhos e parceiros do clube. Deve ser um caderno ornamentado, na cor dourado, onde o Secretário irá registrar o nome de todos aqueles que colaboraram financeiramente com o clube, com a respectiva data da parceria. À frente, deve-se deixar um espaço para assinatura do colaborador.

Ofícios

O ofício é um documento de comunicação oficial entre o clube de desbravadores e qualquer entidade, empresa, ou órgão público. Destina-se principalmente, para solicitação de bens ou serviços, como solicitar o espaço de uma escola para as reuniões regulares, ou ajuda financeira para adquirir material de camping, etc.

*Modelos de ofício no final do manual administrativo do clube de desbravadores

É função da Secretária:

REGISTRAR TODOS OS PONTOS E DEMÉRITOS NA FICHA DE REGISTRO PERMANENTE= Cada clube deve adotar o seu sistema de disciplina de acordo com a sua realidade.
PREENCHER O RELATÓRIO TRIMESTRAL= O Campo precisa saber como está o funcionamento dos seus Clubes e o instrumento que utiliza para isso é o relatório trimestral. Seja online ou fisicamente, é função do Secretário o seu correto preenchimento dentro do prazo, para que o diretor entregue ao Distrital/ Regional para aprovação final e envio à Associação/ Missão.
NOTIFICAR O DIRETOR SE UM DESBRAVADOR COMEÇA A FALTAR COM CERTA FREQUÊNCIA= O secretário deve observar a frequência e assiduidade dos desbravadores
SER RESPONSÁVEL POR MONTAR E MANTER UM SISTEMA DE COMUNICAÇÃO COM O CLUBE, SEJA QUADRO DE ANÚNCIOS, MURAL, BOLETIM INFORMATIVO OU MEIO ELETRÔNICO= A igreja e os próprios desbravadores e direção precisam saber o que está acontecendo com o Clube. É função do Secretário elaborar e manter um sistema de comunicação atualizado, para informar sobre todas as atividades e projetos do clube.
REQUISITAR MATERIAIS E FORMULÁRIOS DE RELATÓRIO DA ASSOCIAÇÃO QUANDO NECESSÁRIO= Quando o clube estiver precisando de algum material específico do Campo local, é função do Secretário fazer essa solicitação, via Distrital/Regional.
SER RESPONSÁVEL PELA BIBLIOTECA DO CLUBE= Todos os clubes devem incentivar a criação de uma biblioteca. Todos os livros devem ser cuidadosamente catalogados e deve-se criar um sistema para empréstimos. O secretário do clube é responsável por todo esse sistema.
MANTER EM DIA O LIVRO DE ATAS, ATOS E O SOFTWARE DE SECRETARIA, QUANDO FOR O CASO, COM TODOS OS DADOS DOS MEMBROS DO CLUBE=A principal função do secretário é manter atualizados todos os registros do clube, principalmente os livros de ata e atos.

Dicas de sites, canais, livros que possa te ajudar no exercício do cargo:

Nesse artigo explicamos quando fazer o planejamento, qual sua importância, com quem fazer e o mais importante, como fazer um bom planejamento anual!

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Rafa Camargo

Fundadora Hora do Clube