Secretário(a) e agora?
O ano começou e você está com um super desafio, aceitou o chamado para ser secretário(a) do clube de desbravadores. E agora? O que fazer? Relaxe, nesse post explicamos os deveres e instranferíveis, características e muito mais dessa função tão especial no clube!
Pré Requisitos para a Função
- Ter 18 anos completo
- Ser membro assíduo e batizado na igreja Adventista do Sétimo Dia
- Ser dizimista fiel
- Não possuir registros criminais (caso tenha algum registro sobre violência sexual não pode participar do clube em nenhuma função)
Quem São?
O Secretário será responsável por todos os registros e relatórios do Clube, além dos que são do encargo do Tesoureiro. Um Secretário eficiente e bem organizado terá um valor incalculável parao programa do Clube de Desbravadores.
Pré Requisitos para a Função
- Maturidade e Boa Reputação: Deve ser um membro batizado da Igreja Adventista do Sétimo Dia, com idade mínima de 18 anos e uma vida cristã dedicada que sirva de exemplo para os desbravadores.
- Liderança e Visão: Precisa ser um líder nato ou estar disposto a desenvolver habilidades de liderança. Deve ter visão para ver o potencial em cada atividade e em cada desbravador, focando no desenvolvimento da equipe.
- Organização e Planejamento: É fundamental que o secretário consiga ajudar a organizar as atividades anuais, mensais e semanais, e garantir que o clube siga o planejamento estabelecido.
- Comunicação Eficaz: Saber comunicar ideias com clareza, praticar a escuta ativa e alinhar expectativas são habilidades essenciais para interagir com a diretoria e os desbravadores
- Habilidade de Delegar: Um secretário eficaz não tenta fazer tudo sozinho.
- Empatia e Resolução de Problemas: Deve ser capaz de compreender as necessidades e emoções dos desbravadores e da equipe, oferecendo apoio e buscando soluções para os desafios que surgirem.
- Foco Espiritual: Acima de tudo, o secretário deve priorizar a vida espiritual do clube, garantindo que os ideais e o objetivo principal do ministério (levar os juvenis a Jesus) guiem todas as atividades.
- Treinamento Contínuo: Espera-se que o secretário busque concluir a classe de liderança de Desbravadores (ou esteja em processo), além de ler o Manual Administrativo do Clube de Desbravadores.
- Motivação Individual: A motivação é mais eficaz quando direcionada individualmente, fazendo com que cada membro da equipe e desbravador se sinta valorizado e envolvido.
- Organização e Gestão: Precisa ter controle de documentos, listas de presença, equipamentos, e saber gerenciar o tempo para cumprir prazos.
- Proatividade e Iniciativa: Não espera ser mandado; busca novas ideias e soluções, atualiza murais e mantém o diretor informado.
- Comunicação Clara: Boa escrita e fala para relatórios, avisos e interação com membros e diretores.
- Discrição e Ética: Lida com informações confidenciais com sigilo e integridade.
- Foco em Detalhes: Registra pontos, deméritos e faltas com precisão, essencial para o controle do clube.
- Domínio Tecnológico: Conhecimento em informática e no Sistema de Gerenciamento de Clube (SGC) é fundamental para registros e relatórios.
- Lealdade e Bom Humor: Trabalha em harmonia com a liderança, sendo um apoio constante e mantendo um bom ambiente.
- Conhecimento do Clube: Entende os deveres de cada cargo e colabora ativamente com o diretor e conselheiros.
Deveres do Secretário
- Registrar todos os pontos e deméritos na ficha de registro permanente: Cada Clube deve adotar o seu sistema de disciplina de acordo com a sua realidade. A melhor maneira de incentivar os juvenis e adolescentes a cumprirem as atividades do Clube é através de um
sistema de méritos. É função do Secretário do Clube manter as anotações da pontuação de cada Desbravador.
• Preencher o relatório trimestral: O Campo precisa saber como está o funcionamento dos seus Clubes e o instrumento que utiliza para isso é o relatório trimestral. Seja online ou fisicamente, é função do Secretário o seu correto preenchimento dentro do prazo, para que o diretor entregue ao Distrital/Regional para aprovação final e envio à Associação/Missão.
• Notificar o diretor se um Desbravador começa a faltar com certa frequência: De posse das fichas de avaliação das Unidades, o Secretário do Clube deve observar a frequência e assiduidade dos Desbravadores. O diretor precisa ter esse controle para criar um plano de atenção especial, juntamente com os Conselheiros, àqueles que estão faltando ou chegando sempre atrasados.
• Ser responsável por montar e manter um sistema de comunicação com o Clube: Seja quadro de anúncios, mural, boletim informativo ou meio eletrônico. A Igreja e os próprios Desbravadores e direção precisam saber o que está acontecendo com o Clube. É função do Secretário elaborar e manter um sistema de comunicação atualizado, para informar sobre todas as atividades e projetos do Clube.
• Requisitar materiais e formulários de relatório da Associação quando necessário: Quando o Clube estiver precisando de algum material específico do Campo local, é função do Secretário fazer essa solicitação, via Distrital/Regional.
• Ser responsável pela biblioteca do Clube: Todos os Clubes devem incentivar a criação de uma biblioteca. Todos os livros devem ser cuidadosamente catalogados e deve-se criar um sistema para empréstimos. O Secretário do Clube é o responsável por todo esse sistema.
• Manter em dia o livro de atas, atos e o software de secretaria, quando for o caso, com todos os dados dos membros do Clube: A principal função do Secretário é manter atualizados todos os registros do Clube, principalmente os livros de Ata e Atos.
Como montar o Planejamento Anual?
Como mexer no SGC?
Algumas Dicas:
- Boa Memória:
- Lembrar dos nomes das pessoas
- Lembrar dos aniversários na medida do possível ou ter anotado numa agenda ou algo similar para te lembrar
- Lembrar dos gostos e das individualidades
- Lembrar- se de sempre fazer elogios/ agradecimentos/reconhecimentos
- Seja Criativo, busque novidades desde que não firam os princípios
- Pesquise em novas fontes: sites, livros, cursos, redes sociais
- Se mantenha atualizado em relação ao universo dos desbravadores, juvenis e adolescentes
- Não tenha medo de pedir ajuda
- Sempre participe dos treinamentos (mesmo que o conteúdo seja o mesmo, alguma coisa sempre se aprende)
- Aprenda a fazer networking
- Saiba respeitar hierarquia, você não é o diretor do clube!
- Preparo: Faça suas classes e participe dos treinamentos
- Seja Organizado
- Saiba mexer corretamente no SGC
- Faça sempre o seu melhor conforme suas possibilidades
- Entregue tudo nas mãos de Deus e confie que Ele vai te usar!
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